Home-Office – entspannt zu Hause arbeiten

Viele Arbeitnehmer liebäugeln mit den Gedanken, per Home-Office zu arbeiten. Dieser Arbeitsort vereinfacht es, Familie und Beruf unter einen Hut zu bekommen. Allerdings funktioniert dies nur, wenn zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer ein sehr hohes Maß an Vertrauen vorhanden ist. Zu bedenken ist, dass es für den Arbeitnehmer keine Zeiterfassung und somit auch keine Überprüfung seiner Arbeitszeit mehr gibt.

Auf der anderen Seite arbeiten viele Menschen im Home-Office länger als Arbeitnehmer vor Ort. Woran jedoch inzwischen viele Arbeitgeber glauben: die Arbeit im Home-Office läuft effizienter ab. Zudem ist der Arbeitnehmer motivierter, da er sich auch um familiäre Angelegenheiten kümmern kann. Die meist flexibel gestaltete Arbeitszeit erhöht die Motivation der Mitarbeiter und der Chef hätte die Chance, diese auch nach der regulären Arbeitszeit zumindest telefonisch zu erreichen. Wir möchten im vorliegenden Ratgeber erläutern, für wen sich das Home-Office eignet und was hierbei zu beachten ist. Dabei erläutern wir nicht nur die Grundzüge der Arbeit im Home-Office – wir gehen auch auf die gültigen Gesetze und steuerrechtlichen Besonderheiten ein.

Zusammengefasst: Vereinfacht gesagt bedeutet, dass Arbeiten im Home-Office zuhause ausgeführt werden. Der Arbeitnehmer erhält meist über den Computer Zugang zu seinen Aufgaben und Tätigkeitsfeld. Home-Office bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitnehmer ununterbrochen zur Verfügung stehen muss.

Was bedeutet Home-Office überhaupt?

Wie der Begriff bereits vermuten lässt, befindet sich der Arbeitsplatz nicht in einem Unternehmen, sondern im Hause des Arbeitnehmers. Der Vorteil lautet: der Arbeitnehmer kann sich seinen Arbeitsplatz so einrichten, wie er möchte. Er kann den Arbeitsplatz in seinen Wohnraum integrieren oder ein eigenes Büro, zum Beispiel im Keller, einrichten. In der Regel hängt die Wahl der Einrichtung auch davon ab, ob Kundenbesuche geplant sind und welche Home-Office-Tätigkeit verrichtet werden.

Wissenswert: Als Synonyme für den Begriff Home-Office werden oft die Begriffe Telearbeitsplatz und Heimarbeit verwendet.

Teilweise reichen ein einfacher Schreibtisch und ein Laptop aus. Wer jedoch komplizierte Tätigkeiten leisten muss, der sollte auf jeden Fall die Bestimmungen beachten, die für jeden Büro-Arbeitsplatz gelten: Höhenverstellbarer Schreibtisch und ein Bürostuhl, der ebenfalls in der Höhe und im Rückenbereich verstellbar sein sollte. Klar ist, dass es immer sinnvoll ist, einen ergonomischen Bürostuhl zu wählen, um Rücken- und Nackenschmerzen vorzubeugen. Ferner sollte auch das „private“ Büro über ein Fenster verfügen.

Aufgrund dessen, dass immer mehr Arbeitnehmer in das Home-Office wechseln, gibt es seit 2016 eine Arbeitsstättenverordnung, die auch für das Arbeiten im eigenen Haus gilt und entsprechend das Home-Office regelt. Dabei ist festgelegt, dass es sich beim Home-Office um einen vom Arbeitgeber eingerichteten und festen Bildschirmarbeitsplatz handelt, der wiederum im Privatbereich des Angestellten zu finden ist. Vertraglich vereinbart wurden dabei eine Arbeitszeit pro Woche sowie die Antwort auf die Frage, wie lange die entsprechende Einrichtung besteht. Handelt es sich um eine Telearbeit, so sind klare Rahmenbedingungen in einem Vertrag wichtig, die zwischen dem Arbeitgeber und einem Beschäftigten abgeschlossen werden. Hier werden

Arbeitszeit,
Arbeitsbedingungen,
Arbeitsplatzgestaltung,
und Einrichtung des Telearbeitsplatzes (nach Vorgabe der Arbeitsstättenverordnung)

geregelt. Die entsprechende Einrichtung erfolgt seitens des Arbeitgebers.

Was ist der Unterschied zwischen Telearbeit und Home-Office?

Eine Differenzierung zwischen Telearbeit und Home-Office ist sehr schwer vorzunehmen: Sehr oft werden beide Begriffe synonym zueinander verwendet. Näher betrachtet bedeutet Home-Office, dass hier ein fester Arbeitsplatz in der Wohnung des Arbeitnehmers eingerichtet wird. Bei der Telearbeit ist oft nur ein Internet- und ein Telefonanschluss nötig.

Die Anwesenheit an einem bestimmten Ort ist somit nicht notwendig. Hinzu kommt, dass es auch die mobile Telearbeit gibt. Diese bezeichnet, dass ein Mitarbeiter auch Kundenbesuche vornimmt – diese Aussage trifft vorrangig auf Außendienstmitarbeiter zu.

Home-Office vs. alternierendes Home-Office

Der Begriff Home-Office besagt, dass die komplette Arbeitszeit im privaten Raum erledigt wird. Einen Gegensatz hierzu stellt die Tätigkeit im alternierenden Home-Office dar: Bei dieser Variante befindet sich der Arbeitnehmer regelmäßig im Unternehmen. Teilweise wird der Begriff Home-Office daher auch für Freiberufler verwendet, die definitiv nur diesen Arbeitsplatz zur Verfügung haben.

Wie arbeiten Beschäftigte im Home-Office?

In einem Home-Office arbeitet ein Arbeitnehmer für gewöhnlich allein. Hier gibt es keine Kollegen – diese Aussage führt zu Vor- und Nachteilen: Kollegen könnten bei der Arbeit stören, indem sich diese gegenseitig ablenken. Andererseits können im Home-Office keine Kollegen nach deren Rat gefragt werden.

Die Kommunikation zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Kollegen verläuft im Home-Office entweder telefonisch oder per Email. Moderne Unternehmen wählen auch die Kommunikationsarten Skype, Slack und Co. Dies führt in der Regel dazu, dass viele Kommunikationen wegfallen, die relativ unnötig sind. In der Folge können Sie im Home-Office effizienter arbeiten, da Sie seltener abgelenkt werden. Zu bedenken wäre, dass das Einholen von Ratschlägen oder fachliche Diskussionen mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Funktioniert Home-Office für jedes Unternehmen?

Es gibt keine generelle Aussage, wie ein Home-Office funktioniert. Jedes Unternehmen hat hier seine eigenen Vorstellungen, die auch umgesetzt werden: teilweise müssen Sie an wichtigen Besprechungen teilnehmen, die natürlich im Unternehmen stattfinden. Diese Situation könnte mit einer längeren Anreise und vermehrten Kosten verbunden sein.

Manch andere Unternehmen setzen darauf, alles per Computer zu lösen. In diesem Fall werden alle nötigen Unterlagen per Email versandt. Moderne und große Unternehmen sind in der Lage, die privaten Computer mit dem Server im Unternehmen zu verbinden, sodass ein direkter Zugriff auf die Unternehmensdaten erfolgen kann. Viele Unternehmen nutzen auch die von zum Beispiel Microsoft angebotene Cloud, die einen sicheren Umgang mit den sensiblen Unternehmensdaten gewährleistet.

Zum Home-Office zählt auch die Variante, dass ein großer Teil der Arbeitszeit im Unternehmen geleistet wird und lediglich ein oder zwei Tage pro Woche in der Wohnung des Arbeitnehmers stattfinden. Zum Glück gibt es hier keine gesetzliche Bestimmung, die eingehalten werden müsste.

Wann ist Home-Office möglich?

Home-Office ist immer dann möglich, wenn sich beide Vertragspartner darüber einig sind. Wichtig ist: Weder der Arbeitgeber darf alleine bestimmen, dass der Arbeitnehmer im Home-Office arbeitet, noch hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf. Das bedeutet, dass sich beide Seiten einig sein müssen, dass der Job zuhause ausgeübt wird. Ferner muss immer schriftlich fixiert werden, ob der eigene Chef, andere Mitarbeiter oder gar ein Sicherheitsdienst Zugang zum Arbeitsplatz haben darf.

Welche Vorteile hat ein Arbeitgeber beim Home-Office?

Je mehr Freiheit einem Arbeitnehmer im Home-Office gewährt wird, umso effizienter kann dieser arbeiten. So kann jeder Arbeitnehmer Rücksicht auf seinen persönlichen Biorhythmus nehmen und konzentrierter arbeiten. Die Folge hiervon: es wird weniger Arbeitszeit benötigt und wesentlich mehr Aufgaben können erledigt werden.

Welche Mitarbeiter arbeiten im Home-Office?

Im Endeffekt kann jeder im Home-Office arbeiten, der per Computer auf Daten des Unternehmens zugreifen kann. Somit können Buchhalter, Steuerberater, Texter, Grafiker, Lektor, Korrektor und auch Führungskräfte im Home-Office arbeiten. Hinzu kommen IT-Fachleute und virtuelle Sekretärinnen/Assistenzen. Ebenfalls wäre es für Journalisten möglich, nur per Home-Office zu arbeiten.

Sobald ein Unternehmen die Erlaubnis erteilt, Dokumente mit nach Hause zu nehmen, kann der Umkreis der im Home-Office arbeitenden Personen ausgedehnt werden. So nutzen teilweise Unternehmen die Chance, dass der Versand in Form einer Heimarbeit ausgeführt wird. Abgesehen von Arbeitnehmern können selbstverständlich auch Freiberufler im Home-Office arbeiten.

Erkranken Arbeitnehmer im Home-Office seltener?

Statistiken zufolge erkranken Arbeitnehmer seltener, wenn sie zuhause arbeiten. Der Grund liegt klar auf der Hand: die Ansteckungsgefahr verringert sich, da es keinen Kontakt zu kranken Kollegen gibt.

Wer bezahlt die Tätigkeit im Home-Office?

Wer das Home-Office bezahlt, hängt immer von den individuellen Absprachen zwischen den Vertragspartnern ab. Betrachtet man jedoch die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes, dann wird folgendes klar: Der Arbeitgeber muss die Ausstattung im Home-Office bezahlen und – falls der Arbeitnehmer vorrangig im Home-Office arbeitet – eine Miete für das Arbeitszimmer bezahlen. Alternativ ist es möglich, dass der Arbeitgeber „nur“ die Kosten für Strom, Heizung, Reinigung und sonstige Kosten aufkommt. Im letzteren Fall wird oft eine Pauschale vereinbart. Freiberufler müssen natürlich die Kosten für die Einrichtung des Home-Office selbst übernehmen. Arbeitet hingegen ein Arbeitnehmer im Home-Office, so muss in der Regel der Arbeitgeber die Kosten für die Büromöbel wie Schreibtisch, Bürostuhl und Computer übernehmen. Werden diese vom Arbeitnehmer gestellt, so zahlt der Chef oft eine Miete als Nutzungsentschädigung. Ähnlich verhält es sich für die Raumkosten – die Übernahme dieser muss anhand der Vereinbarung geklärt werden.

Rechtliche Bestimmungen im Home-Office

Nun haben wir Sie über die Grundlagen und die Grundzüge eines Home-Office aufgeklärt. Jetzt gehen wir etwas in die Tiefe und verraten Ihnen, welche Gesetze gelten und welche weiteren Vorschriften und Bestimmungen beachtet werden müssen. Ferner möchten wir einen kurzen Einblick geben, welche Software verwendet werden kann.

Welche Regelungen sind beim Home-Office zu beachten?

Für die Tätigkeit im Home-Office muss ebenfalls das Arbeitszeitgesetz beachtet werden. Die darin festgelegten Arbeitszeiten sind zwingend einzuhalten – gleiches gilt für die geforderten Pausen. Wer im Home-Office arbeitet, hat somit ebenfalls entweder feste Arbeitszeiten oder zumindest eine festgelegte Stundenanzahl einzuhalten. Keinesfalls ist es so, dass ein Arbeitnehmer rund um die Uhr erreichbar sein muss.

Welche Kosten sind beim Home-Office steuerlich absetzbar?

Kosten, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Home-Office Tätigkeit anfallen, dürfen bei der Steuer abgesetzt werden. Allerdings müssen hier gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden: ein Arbeitszimmer kann nur dann als solches von der Steuer abgesetzt werden, wenn es sich um ein komplettes Zimmer handelt. Sollte lediglich innerhalb eines Zimmers ein Eck eingerichtet worden sein, so gilt dies nicht als Arbeitszimmer. Ferner gilt beim Absetzen der Kosten (Strom, Heizung, Grundsteuer usw.), dass diese immer auf die Größe des Arbeitszimmers umgerechnet, also anteilig, berechnet werden müssen.

Welche Bestimmungen gibt es im Krankheitsfall?

Sollten Sie erkranken, dann müssen Sie diese natürlich Ihrem Chef oder der Personalabteilung mitteilen. Selbstverständlich müssen Die die vom Unternehmen festgesetzten Regeln einhalten, ab welchem Krankheitstag Sie ein ärztliches Attest vorlegen müssen.

Wie sieht es im Home-Office mit dem Urlaub aus?

Für eine Arbeit im Home-Office gelten alle Arbeitsgesetze, somit auch das Gesetz über den wohlverdienten Urlaub. Die darin enthaltenen Vorschriften müssen natürlich eingehalten werden.

Ist der Arbeitnehmer im Home-Office versichert?

Wie jeder Arbeitnehmer wird auch im Home-Office ein reguläres Gehalt bezahlt und der Arbeitgeber muss die Hälfte der Sozialversicherung übernehmen. Unfälle während der Arbeitszeit gelten auch als Arbeitsunfälle.

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